Viel wird über mögliche positive Effekte eines IT-Outsourcings geschrieben: Einsparung an Zeit, Ressourcen und Finanzen, volle Transparenz der Kosten und Leistungen, Wettbewerbsvorsprung durch regelmäßige Weiterentwicklung usw., um nur einige Punkte zu nennen.
Bis diese Sourcing-Ziele jedoch wirklich erreicht werden, gibt es eine Reihe kritischer Erfolgsfaktoren, die mögliche positive Effekte direkt oder indirekt beeinflussen. Unsere Praxiserfahrungen aus der Begleitung diverser Auslagerungsprozesse zeigen ganz deutlich, dass vor allem ein eigenes Meinungsbild bzgl. auszulagernder Services und die frühe Einleitung von strukturellen bzw. organisatorischen Veränderungen, verbunden mit offener Kommunikation, als wichtige Bestandteile eines erfolgreichen Sourcing gelten.
Viele Auslagerungsprozesse und deren Auswirkungen werden häufig in Ihrer Komplexität unterschätzt, da Ergebnisse, die im Rahmen der Sourcing-Vorbereitung angegangen werden sollten, meist erst in einer späteren Projektphase bearbeitet werden. Dies führt dann häufig zu Verzögerungen und damit auch zu einer Kostenerhöhung.
Wie definiert sich nun der Zustand „Sourcing ready” für eine Organisation bzw. welche Ergebnisse werden im Rahmen der Sourcing-Vorbereitung erstellt?
Ein entsprechender Reifegrad der Serviceprozesse und sich daraus ableitende Anforderungen an Services und Rollen sind ein wichtiger Gradmesser. Neben der prozessualen Komponente ist auch die klare Formulierung der Anforderungen in Form eines Servicekataloges und ein frühzeitiger Informationsaustausch mit dem „richtigen” Anbieter wichtig. Betroffene Mitarbeiter sind frühzeitig bzgl. möglicher Auswirkungen auf deren Arbeitsfelder zu informieren und an der Erarbeitung notwendiger Änderungen (Prozesse, Verantwortlichkeiten, Rollenverständnis, Kultur) zu beteiligen. Als kritischer Erfolgsfaktor gilt auch die Beachtung regulatorischer Anforderungen (z. B.: Auslagerungsmanagement), die v. a. nach der Transitionsphase eine wichtige Rolle einnehmen.
Eine gesamtheitliche Betrachtung aller vom Sourcing abhängigen Bausteine, verbunden mit einem tiefgreifenden bankfachlichen und technischen Verständnis, sind wichtige Voraussetzungen für eine effiziente Durchführung und Begleitung des Auslagerungsprozesses, um die avisierten Sourcing-Ziele zu erreichen.
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