Wir kommunizieren zu wenig – 2
Effiziente Kommunikation in Organisationen nach den Prinzipien modernen Softwaredesigns
Teil 2 – Theoretisch-philosophische Betrachtungen am Kaminfeuer
Im letzten Beitrag stellte ich die Sinnfrage: „Müssen wir wirklich noch mehr kommunizieren?“ Heute geht’s weiter und ich möchte etwas über Hintergründe philosophieren.
Ich sitze nun – während es herbstlich regnet – in meinem Büro und der abwesende Sonnenschein kann mich nicht mehr von tiefsinnigen Gedanken abbringen 😉
Was ist eigentlich Kommunikation?
Wikipedia gibt uns dazu Auskunft (https://de.wikipedia.org/wiki/Kommunikation), aber auch viele andere Quellen bieten Infos dazu. Ein wesentlicher Punkt ist dabei der Austausch von Informationen zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern.
Wenn ich also über effiziente Kommunikation nachdenke, fallen mir folgende Dinge als wesentliche Faktoren ein:
- Als Sender muss ich im Blick haben, was Andere interessieren könnte.
- Ich muss weiterhin wissen, wer sich für diese Information interessieren könnte und wer überhaupt berechtigt ist, diese Informationen zu erhalten.
- Ich muss berücksichtigen, dass ein Informationsempfänger ggf. mit einer meiner Entscheidungen oder Handlungen nicht einverstanden ist und ein Veto einlegen könnte.
- Ich möchte als Empfänger wissen, welche relevanten Informationen bzw. Informationsarten und Kategorien überhaupt existieren und welcher Anbieter diese bereitstellen kann.
- Als potenzieller Empfänger interessiere ich mich als für alles Mögliche, muss jedoch anhand von Kategorien und Dringlichkeiten filtern, was für meine jetzige Aufgabe wirklich relevant ist.
Wie funktioniert Kommunikation heute in Organisationen?
Kommunikationsmittel und Wege gibt es viele:
- Das klassische Telefon
- Die geliebte, gehasste und gerne missbrauchte E‑Mail
- Inzwischen halten Instant-Messaging-Tools auch in größeren Organisationen Einzug
- Fax (ja, das gibt’s wirklich noch!)
- Der klassische physische Versand von Informationsträgern (aka „Post“)
Ein schlimmer Schmerz für die meisten Menschen ist der falsche Gebrauch dieser Medien. Teils historisch gewachsen, teil bewusst entgegen der eigentlichen Intension eingesetzt werden Kollegen, Vorgesetzte, Kunden und Lieferanten täglich damit gequält. Gut: Bewussten Missbrauch von Kommunikationsmedien kann man nicht durch Prozesse und Methoden heilen: Hier sind Empathie, Entschlossenheit und Durchsetzungsstärke gefragt!
Schauen wir uns einmal die typischen Merkmale der Kommunikationsmedien an:
- Anzahl beteiligter Partner und Kommunikationsrichtung (Punkt-zu-Punkt, Punkt-zu-Mehrpunkt)
- Aufwand beim Sender
- Aufwand beim Empfänger („Nerv-Faktor“)
- Geschwindigkeit
- Klarheit und Verbindlichkeit
Erfolgsfaktoren effizienter Kommunikation
Des Weiteren ist sicher Konsens, dass zur Vermeidung von Kommunikationsfehlern und Missverständnissen eine gemeinsames „Protokoll“ vorhanden sein muss:
- Gleiche Sprache im Sinne von „wir verwenden den gleichen Jargon“
- Vermeidung von Unklarheiten durch Festlegung von zwingend erforderlichen Informationen in einer Nachricht
Die wesentlichen Erfolgsfaktoren für die effiziente Kommunikation sind also offensichtlich:
- Die Wahl des richtigen Mittels für das konkrete Problem: Muss es ein weiteres Meeting sein – auch wenn es „nur mal 10 Minuten“ sind?
- Beteiligt nur Partner, die wirklich einen konkreten Bedarf an der Information haben
- Entlaste den Sender von formalem und technischem Overhead, um es dem Sender möglichst einfach zu gestalten, wichtige Dinge schnell zu kommunizieren
- Ermögliche eine kurze Reaktionszeit des Empfängers, um ein eventuelles Veto eines Empfängers rechtzeitig verarbeiten zu können, z. B. bei Änderungen in Abläufen oder IT-Systemen
- Gib dem Empfänger die Möglichkeit, die erhaltenen Informationen passend in den eigenen Arbeitsablauf einzuplanen, also zum richtigen Zeitpunkt zu verarbeiten oder diese zu verwerfen.
Diese Problemstellungen wurden in der Softwareentwicklung bereits vor Jahren aufgegriffen und – wie ich meine – gelöst. Reden wir also das nächste Mal über meiner Meinung nach passende Analogien und Konzepte aus der Softwareentwicklung!
Bis dahin: Ihr Matthias Hotzel