Wir kommunizieren zu wenig – 2

Effiziente Kommunikation in Organisationen nach den Prinzipien modernen Softwaredesigns

Teil 2 – Theoretisch-philosophische Betrachtungen am Kaminfeuer

Im letz­ten Bei­trag stell­te ich die Sinn­fra­ge: „Müs­sen wir wirk­lich noch mehr kom­mu­ni­zie­ren?“ Heu­te geht’s wei­ter und ich möch­te etwas über Hin­ter­grün­de phi­lo­so­phie­ren.

Ich sit­ze nun – wäh­rend es herbst­lich reg­net – in mei­nem Büro und der abwe­sen­de Son­nen­schein kann mich nicht mehr von tief­sin­ni­gen Gedan­ken abbrin­gen 😉

Was ist eigentlich Kommunikation?

Wiki­pe­dia gibt uns dazu Aus­kunft (https://​de​.wiki​pe​dia​.org/​w​i​k​i​/​K​o​m​m​u​n​i​k​a​t​ion), aber auch vie­le ande­re Quel­len bie­ten Infos dazu. Ein wesent­li­cher Punkt ist dabei der Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen zwi­schen einem Sen­der und einem oder meh­re­ren Emp­fän­gern.

Wenn ich also über effi­zi­en­te Kom­mu­ni­ka­ti­on nach­den­ke, fal­len mir fol­gen­de Din­ge als wesent­li­che Fak­to­ren ein:

  • Als Sen­der muss ich im Blick haben, was Ande­re inter­es­sie­ren könn­te.
  • Ich muss wei­ter­hin wis­sen, wer sich für die­se Infor­ma­ti­on inter­es­sie­ren könn­te und wer über­haupt berech­tigt ist, die­se Infor­ma­tio­nen zu erhal­ten.
  • Ich muss berück­sich­ti­gen, dass ein Infor­ma­ti­ons­emp­fän­ger ggf. mit einer mei­ner Ent­schei­dun­gen oder Hand­lun­gen nicht ein­ver­stan­den ist und ein Veto ein­le­gen könn­te.
  • Ich möch­te als Emp­fän­ger wis­sen, wel­che rele­van­ten Infor­ma­tio­nen bzw. Infor­ma­ti­ons­ar­ten und Kate­go­rien über­haupt exis­tie­ren und wel­cher Anbie­ter die­se bereit­stel­len kann.
  • Als poten­zi­el­ler Emp­fän­ger inter­es­sie­re ich mich als für alles Mög­li­che, muss jedoch anhand von Kate­go­rien und Dring­lich­kei­ten fil­tern, was für mei­ne jet­zi­ge Auf­ga­be wirk­lich rele­vant ist.

Wie funktioniert Kommunikation heute in Organisationen?

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel und Wege gibt es vie­le:

  • Das klas­si­sche Tele­fon
  • Die gelieb­te, gehass­te und ger­ne miss­brauch­te E‑Mail
  • Inzwi­schen hal­ten Instant-Messaging-Tools auch in grö­ße­ren Orga­ni­sa­tio­nen Ein­zug
  • Fax (ja, das gibt’s wirk­lich noch!)
  • Der klas­si­sche phy­si­sche Ver­sand von Infor­ma­ti­ons­trä­gern (aka „Post“)

Ein schlim­mer Schmerz für die meis­ten Men­schen ist der fal­sche Gebrauch die­ser Medi­en. Teils his­to­risch gewach­sen, teil bewusst ent­ge­gen der eigent­li­chen Inten­si­on ein­ge­setzt wer­den Kol­le­gen, Vor­ge­setz­te, Kun­den und Lie­fe­ran­ten täg­lich damit gequält. Gut: Bewuss­ten Miss­brauch von Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­en kann man nicht durch Pro­zes­se und Metho­den hei­len: Hier sind Empa­thie, Ent­schlos­sen­heit und Durch­set­zungs­stär­ke gefragt!

Schau­en wir uns ein­mal die typi­schen Merk­ma­le der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­en an:

  • Anzahl betei­lig­ter Part­ner und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­rich­tung (Punkt-zu-Punkt, Punkt-zu-Mehr­punkt)
  • Auf­wand beim Sen­der
  • Auf­wand beim Emp­fän­ger („Nerv-Fak­tor“)
  • Geschwin­dig­keit
  • Klar­heit und Ver­bind­lich­keit

Erfolgsfaktoren effizienter Kommunikation

Des Wei­te­ren ist sicher Kon­sens, dass zur Ver­mei­dung von Kom­mu­ni­ka­ti­ons­feh­lern und Miss­ver­ständ­nis­sen eine gemein­sa­mes „Pro­to­koll“ vor­han­den sein muss:

  1. Glei­che Spra­che im Sin­ne von „wir ver­wen­den den glei­chen Jar­gon“
  2. Ver­mei­dung von Unklar­hei­ten durch Fest­le­gung von zwin­gend erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen in einer Nach­richt

Die wesent­li­chen Erfolgs­fak­to­ren für die effi­zi­en­te Kom­mu­ni­ka­ti­on sind also offen­sicht­lich:

  1. Die Wahl des rich­ti­gen Mit­tels für das kon­kre­te Pro­blem: Muss es ein wei­te­res Mee­ting sein – auch wenn es „nur mal 10 Minu­ten“ sind?
  2. Betei­ligt nur Part­ner, die wirk­lich einen kon­kre­ten Bedarf an der Infor­ma­ti­on haben
  3. Ent­las­te den Sen­der von for­ma­lem und tech­ni­schem Over­head, um es dem Sen­der mög­lichst ein­fach zu gestal­ten, wich­ti­ge Din­ge schnell zu kom­mu­ni­zie­ren
  4. Ermög­li­che eine kur­ze Reak­ti­ons­zeit des Emp­fän­gers, um ein even­tu­el­les Veto eines Emp­fän­gers recht­zei­tig ver­ar­bei­ten zu kön­nen, z. B. bei Ände­run­gen in Abläu­fen oder IT-Sys­te­men
  5. Gib dem Emp­fän­ger die Mög­lich­keit, die erhal­te­nen Infor­ma­tio­nen pas­send in den eige­nen Arbeits­ab­lauf ein­zu­pla­nen, also zum rich­ti­gen Zeit­punkt zu ver­ar­bei­ten oder die­se zu ver­wer­fen.

Die­se Pro­blem­stel­lun­gen wur­den in der Soft­ware­ent­wick­lung bereits vor Jah­ren auf­ge­grif­fen und – wie ich mei­ne – gelöst. Reden wir also das nächs­te Mal über mei­ner Mei­nung nach pas­sen­de Ana­lo­gien und Kon­zep­te aus der Soft­ware­ent­wick­lung!

Bis dahin: Ihr Mat­thi­as Hot­zel

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