Arbeitsplatztransformation in Banken: IT-Betriebsprozesse als Schlüssel zur digitalen Effizienz

Die Modernisierung der Arbeitsplätze in Banken und bei Finanzdienstleister in stark mit der Einführung und Optimierung moderner IT-Betriebsprozesse verbunden. Diese Prozesse ermöglichen es, effizientere, sicherere und kundenorientiertere Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Die relevanten Treiber sind:

• Flexibilität und Mobilität: Prozesse wie Cloud-Management ermöglichen Mitarbeitenden, ortsunabhängig auf Bankensysteme zuzugreifen, was hybrides oder mobiles Arbeiten fördert. Des Weiteren unterstützen die IT-Betriebsprozesse die Zusammenführung von Tools wie Microsoft 365, Google Workspace oder Videokonferenzplattformen, was die Zusammenarbeit vereinfacht.
• Verbesserung der Sicherheit und Compliance: Automatisierte Prozesse wie Patch-Management, Schwachstellen-Scanning und Zugriffsmanagement sorgen für eine sichere Arbeitsumgebung, die den strengen Compliance-Vorgaben der Finanzbranche entspricht. IT-Betriebsprozesse ermöglichen es, regulatorische Anforderungen (z. B. EU-DORA, MaRisk) automatisiert zu überwachen und Berichte zu erstellen.
• Steigerung der Effizienz: Durch Prozesse wie Monitoring und Incident Management wird die IT-Infrastruktur stabiler, was Ausfälle minimiert und den Arbeitsfluss nicht unterbricht. Hinzu werden durch Self-Service-Portale für Mitarbeiter Zeiten eingespart, weil häufige IT-Probleme (z. B. Passwort-Reset) über Self-Service-Lösungen in den IT-Support-Prozessen eigenständig zu lösen sind.
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Auf Basis von Prozessen wie Identitäts- und Access-Management können Mitarbeiter individuelle Arbeitsumgebungen erhalten (z. B. personalisierte Dashboards). Zusätzlich führt ein organisiertes IT-Service-Management (ITSM) dafür, dass Mitarbeiter bei Problemen schnell Unterstützung erhalten, u. a. durch KI-basierte Chatbots oder proaktives Incident Management.
• Kostenreduktion und Skalierbarkeit: Prozesse wie Capacity Management sorgen dafür, dass IT-Ressourcen (z. B. Speicher, Rechenleistung) optimal genutzt werden, wodurch Kosten gesenkt werden. Außerdem ermöglichen Cloud-Prozesse die schnelle Anpassung der IT-Infrastruktur, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen oder Geschäftsbereiche erweitert werden.

Was sind typische IT-Betriebsprozesse?

Die Top 5 IT-Betriebsprozessen sind:

1. Incident Management: Behandlung von Störungen (Incidents), um den normalen Betrieb so schnell wie möglich wiederherzustellen.
2. Problem Management: Untersuchung der Ursachen wiederkehrender Störungen (Root Cause Analysis) und deren nachhaltige Behebung.
3. Change-Management: Steuerung von Änderungen an IT-Systemen, um Risiken zu minimieren und Stabilität sicherzustellen.
4. Release Management: Planung, Test und Bereitstellung neuer Software-Versionen oder Updates.
5. Configuration Management: Verwaltung von Informationen über die IT-Infrastruktur (z. B. Hardware, Software, Netzwerke).

Das Prozesshandbuch und die SOP als zentrale Bestandteile der Dokumentation

Ein Prozesshandbuch für moderne IT-Betriebsprozesse ist ein zentraler Baustein, um Banken auf die Herausforderungen der digitalen Transformation vorzubereiten. Es sorgt für effiziente Abläufe, unterstützt flexible Arbeitsmodelle und stellt sicher, dass Banken zukunftssicher und wettbewerbsfähig bleiben.

Das Prozesshandbuch dokumentiert die Abläufe, Zuständigkeiten und Standards für den Betrieb von IT-Systemen in einer Organisation. Es dient als zentrale Referenz, um die Prozesse klar zu definieren, deren Einhaltung sicherzustellen und eine kontinuierliche Optimierung zu ermöglichen.

Die Inhalte des Prozesshandbuchs umfassen u. a. folgende Aspekte:

• Grundlagen, wie z. B: die Abgrenzung und den Geltungsbereich und erörtern den Bezug zu den relevanten Normen und Standards (z. B. ITIL und ISO 20000).
• Darstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen mit dem Fokus auf den Aufbau des IT-Bereichs und den Verantwortlichen Rollen und Berichtswegen.
• Übersicht zu den relevanten IT-Betriebsprozessen und einer Anordnung in u. a. Primär- und Unterstützungsprozessen. Hierfür wird oft die Prozesslandschaft oder die Prozessarchitektur als Hilfsmittel verwendet.
• Für jeden relevanten IT-Betriebsprozess erfolgt eine detaillierte Prozessbeschreibung. Hierunter fallen z. B. die Aspekte Zielsetzung, Prozessbeteiligte, Ablaufbeschreibung, Schnittstellen und Tools und Systeme.
• Beschreibung der übergreifenden Prozessschnittstellen, um die Interaktionen der IT-Betriebsprozesse untereinander darzustellen. Zusätzlich werden auch die Abhängigkeiten zu anderen Unternehmensprozessen (z. B. zwischen IT und Einkauf, wenn neue Hardware benötigt wird) beschrieben.
• Um ein Qualitätsmanagement und die Optimierung der IT-Betriebsprozesse zu gewährleisten, werden bspw. Methoden zur Überprüfung der Prozessqualität (z. B. regelmäßige Audits) und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung (z. B Knowledge-Management oder zum Lessons-Learned vs. Retrospektive-Prozess) vorgegeben.
• Im Abschnitt Tools und Technologien sind die eingesetzten IT-Systeme und Werkzeuge näher beschrieben.

Ein umfassendes und gut strukturiertes Prozesshandbuch hat folgende Vorteile:

• Klare Orientierung und Standardisierung der IT-Betriebsprozesse.
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilung und mit anderen Unternehmensbereichen.

Das Prozesshandbuch wird auf strategischer Ebene genutzt, um den gesamten IT-Betrieb zu planen, zu steuern und zu verbessern. Es dient als Grundlage für die Entwicklung und Verwaltung der Standard Operating Procedures (SOP).

Die SOP im Bereich der IT-Betriebsprozesse hingegen sind detaillierte, schriftliche Anweisungen, die die Durchführung spezifischer, wiederkehrender Aufgaben oder Prozesse im IT-Betrieb standardisieren. Sie stellen sicher, dass Tätigkeiten konsistent, effizient und nach festgelegten Standards operationalisiert werden.

Die SOP legen den Fokus auf der operativen Umsetzung und der praktischen Durchführung einzelner Tätigkeiten und verfolgen dabei diese Zwecke bzw. die Zielsetzungen:

• Konsistenz sicherstellen: Alle Mitarbeitenden führen Prozesse auf die gleiche Weise aus.
• Qualität gewährleisten: Einhaltung von Best Practices, Standards und Vorgaben.
• Fehler reduzieren: Klare Anweisungen minimieren Missverständnisse und menschliche Fehler.
• Compliance erfüllen: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen.
• Effizienz steigern: Prozesse werden optimiert und schneller umgesetzt.
• Wissensmanagement: Dokumentiertes Know-how sichert Betriebsfähigkeit, auch bei Personalwechsel.

Sind diese SOP vollständig und geordnet dokumentiert, kann das für den IT-Betrieb folgende Vorteile bieten:

• Schnellere Reaktion auf Störungen oder Anfragen.
• Standardisierte Qualität bei der Durchführung von IT-Aufgaben.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte sind dokumentiert.
• Reduzierte Abhängigkeit von Einzelpersonen: Know-how wird geteilt und dokumentiert.
• Einhaltung von Vorschriften: SOPs helfen, Audit- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Effiziente Arbeitsplatztransformation: bankon Management Consulting – Ihr Partner für Aufbauorganisation und Prozessoptimierung

Moderne IT-Betriebsprozesse sind ein entscheidender Treiber für die Modernisierung der Arbeitsplätze in einer Bank. Sie erhöhen die Effizienz, ermöglichen flexible Arbeitsmodelle, verbessern die Sicherheit und sorgen dafür, dass Mitarbeitende mit modernen, benutzerfreundlichen Technologien arbeiten können. So schaffen sie die Grundlage für Innovation und Wettbewerbsvorteile in einer sich wandelnden Bankenlandschaft.

Die Berater von bankon Management Consulting bringen über 20 Jahre Erfahrung in der strategischen Transformation von Banken und Sparkassen mit. Diese fundierte Expertise umfasst tiefgehendes Wissen zu Organisationsstrukturen, Prozessen und IT-Systemen. Sie bildet die Grundlage für maßgeschneiderte und praxiserprobte Lösungen, die den individuellen Anforderungen und dem Reifegrad der jeweiligen Bank gerecht werden.

Mit einer umfassenden Arbeitsplatztransformation eröffnen Banken neue Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter langfristig zu binden, die Produktivität zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Durch die Erfahrung und den bewährten Ansatz von bankon werden Maßnahmen definiert und umgesetzt, die eine zukunftsfähige IT- und Prozesslandschaft schaffen.