Outsourcing im Bankensektor weiterhin zentraler Erfolgsfaktor in der Transformation

Business Process Management (BPM) und Business Process Outsourcing (BPO) sind in Banken seit Längerem wieder im Trend – und das aus gutem Grund. Die Branche steht aufgrund steigender Kosten, zunehmenden Fachkräftemangels und der Notwendigkeit zur Digitalisierung unter erheblichem Druck. BPO bietet hier eine strategische Antwort, um Effizienzen zu steigern und Innovationspotenziale zu nutzen.

Eine Studie des Handelsblatt Research Instituts im Auftrag von SPS zeigt, dass über 60 % der befragten Banken BPO als geeignete Methode ansehen, um Herausforderungen wie Digitalisierung, Kostenoptimierung und Fachkräftemangel zu bewältigen. Besonders hervorzuheben ist die Flexibilität, die durch den Einsatz externer Ressourcen gewonnen wird – ein wichtiger Vorteil vor dem Hintergrund des bestehenden Fachkräftemangels.[1]

Gleichzeitig sind viele Prozesse offenbar weiterhin nicht vollständig für ein BPO geeignet, was oft der Komplexität und mangelnden Modularität der bestehenden Prozesse geschuldet ist.

Rückblick: Warum Outsourcing (BPM/BPO) in Banken früher kritisch gesehen wurde

In der Vergangenheit war Outsourcing, insbesondere im sensiblen Bankensektor, mit großen Vorbehalten verbunden. Gründe dafür waren z. B. regulatorische Hürden, Datenschutz und IT-Sicherheit oder aber auch die Komplexität interner Prozesse. Das Vertrauen in seinerzeit verfügbare Dienstleister/BPO-Anbieter war früher noch nicht auf heutigem Niveau. Zudem war der kulturelle Unterschied zwischen dem Bankwesen und typischen BPO-Firmen teils groß.

In den letzten Jahren haben sich in diesem Thema die Rahmenbedingungen jedoch stark verändert:

• BPO-Anbieter sind heute spezialisierter und regulierungskompatibler. Viele haben eigene Banking-Segmente und Erfahrung mit regulatorischen Anforderungen.
• Digitalisierung ermöglicht modulare Prozessgestaltung. Damit wird standardisiertes Outsourcing einfacher und sicherer.
• Kosten- und Effizienzdruck ist enorm gestiegen. Der Margendruck zwingt Banken zu strategischen Entscheidungen.
• Kooperationen mit Fintechs und Technologiepartnern schaffen neue BPO-Modelle, die Sicherheit und Innovation verbinden.
• Regulatoren haben nachjustiert. Heute gibt es klarere Leitlinien für Auslagerungen – das reduziert Unsicherheit.

Die nachfolgende Darstellung gibt einen Überblick der Entwicklungen zum Thema Outsourcing seit der Jahrtausendwende.

Aktuelle Trends verstärken den Bedarf an maßgeschneiderten Lösungen, Anbietern und Unterstützungsleistungen im BPO

Fachkräftemangel und Kompetenzentwicklung: Der Fachkräftemangel, gerade in IT-nahen Themenstellungen im Zusammenhang mit einer fortschreitenden Digitalisierung, stellt eine der größten Herausforderungen für die Finanzbranche dar. Viele Institute reagieren darauf mit verstärktem Outsourcing, um Engpässe zu vermeiden und die Qualität der Dienstleistungen aufrechtzuerhalten.

Digitalisierung und Automatisierung: Die Finanzbranche setzt verstärkt auf digitale Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Dabei spielen verstärkt Künstliche Intelligenz (KI) oder Robotics zur Prozessautomatisierung eine zentrale Rolle.

Regulatorische Anforderungen: Die zunehmende Abhängigkeit von Drittanbietern, insbesondere im Bereich der Cloud-Dienste, führt zu verschärften regulatorischen Anforderungen.

Immer mehr Finanzinstitute betrachten BPO nicht nur als Mittel zur Kostenreduktion, sondern als strategisches Instrument zur Bewältigung von Herausforderungen wie Fachkräftemangel, Digitalisierung und regulatorischen Anforderungen.

Zudem verlagern immer mehr Banken ihre IT-Infrastrukturen in die Cloud, um Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz zu erhöhen. Dieser Trend wird durch die zunehmende Nutzung von Cloud-Diensten durch Drittanbieter wie Microsoft, Amazon und Google unterstützt.

Kooperationen mit Fintechs als Erfolgsfaktor

Ein weiterer Trend ist die Zusammenarbeit mit Fintechs. Bereits etwa 50 % der europäischen Banken nutzen Outsourcing-Lösungen in Partnerschaft mit Fintechs, um Kosten zu senken und Innovationen voranzutreiben. Diese Partnerschaften ermöglichen es Banken, innovative Technologien zu integrieren, ohne ihr gesamtes Geschäftsmodell ändern zu müssen.[2]

Relevante Vorschriften und rechtliche Aspekte für BPO in der Finanzbranche

Mit der zunehmenden Auslagerung von Geschäftsprozessen wächst auch die Verantwortung der Banken für die Auswahl und Überwachung ihrer Dienstleister. Zu den Regularien, die für Banken bei der Auslagerung von IT-Diensten wegweisend sind, gehören unter anderem die Durchführung einer angemessenen Due Diligence, die kontinuierliche Überwachung der Dienstleister und die Gewährleistung einer robusten Geschäftskontinuität. Grundsätzlich sind neben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) oder den BAIT (Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) diverse weitere Vorschriften zwingend zu beachten.

Die MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) AT 9 (Auslagerungen) beschreiben in ihren Anforderungen an Kreditinstitute in Deutschland z. B. vor jeder Auslagerung u. a. die Notwendigkeit der Durchführung von Risikoanalysen, den Abschluss von vertraglichen Regelungen (z. B. Kontrollrechte, Informationspflichten) und die Definition von Ausstiegsstrategien, wobei die Verantwortung dafür ausdrücklich beim Institut liegt.

Die EBA (European Banking Authority) -Leitlinien zu Auslagerungen (EBA Outsourcing Guidelines) regeln im Kontext BPO für Banken, Wertpapierfirmen und Zahlungsdienstleister in der EU u. a. die Klarstellung, was als „kritische oder wichtige Funktion“ gilt. Sie verfügt eine Verpflichtung zur Führung eines Auslagerungsverzeichnisses und stellt Anforderungen an vertragliche Mindestinhalte, das Risikomanagement, den Datenschutz und Cloud-Outsourcing sowie Meldepflichten bei kritischen Auslagerungen an die nationale Aufsicht (z. B. BaFin).

Zudem tritt ab Januar 2026 in der Europäischen Union der Digital Operational Resilience Act (DORA) in Kraft, der die Banken verpflichtet, ihre digitale Betriebsstabilität zu stärken und regelmäßige Tests durchzuführen.

Fazit

BPO ist in Banken keineswegs ein vorübergehender Trend, sondern eine langfristige strategische Entscheidung. Die Kombination aus Prozessdigitalisierung, Kosteneinsparungen und der Überwindung des Fachkräftemangels macht BPO zu einem unverzichtbaren Instrument für die Zukunftsfähigkeit von Banken.

BPO wird zunehmend als langfristige Strategie betrachtet, um den Herausforderungen des Bankensektors zu begegnen. Die Integration von Technologie, die Auswahl geeigneter Partner und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sind entscheidend für den Erfolg dieser Strategie. In den kommenden Jahren wird erwartet, dass der Anteil ausgelagerter Prozesse weiter steigt, wobei der Fokus auf Qualität, Sicherheit und Compliance liegt. [2]

Für Banken bietet sich somit die Möglichkeit, durch gezielte Auslagerung von Geschäftsprozessen ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig den Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich zu begegnen.

bankon unterstützt seit Jahren in all diesen Themenstellungen und hat sich z. B. bei Themen der Prozessoptimierung, der Provider-/Plattformauswahl, der Dienstleistersteuerung, der Begleitung zur Herstellung regulatorischer Konformitäten oder in Cloud-Auslagerungsprojekten vielfach bewährt.

[1] Source: Cloudcomputing-Insider, im Brahm, 10/2024

[2] Source: Banking Club, Wibbe, 01/2025